有業主可能會諗：「臨時臨急搞退租都幾麻煩喎！如果決定只租一年『死約』，咁何不叫租客租樓時，順便簽埋份『退租書』？」但其實這並不可行，皆因「退租書」須在物業租出一個月後簽訂才有效，業主與租客都不能在簽租約的同時，又簽「退租書」；所以，一般而言，如果想在「生約」第一個月即時退租，就應該在「死約」的最後一個月提出通知，並準備好「退租書」。當然，如果雙方能預先經過良好的溝通，並口頭同意退租條款，才草擬及簽署退租書，就更為理想。
租客需負責將租屋單位還原至租賃開始時的狀態。這包括清理房屋、修復由租客造成的損壞、移走個人物品等。在某些情況下，如果租約中有相關規定，租客可能還需要進行專業清潔。完成這些步驟後，租客可以將鑰匙歸還給業主或其代表，並正式結束租約。
業主退租當日除了要跟租客處理好錢銀交收外，亦應該即時檢查物業交還時的狀況，例如單位內的物品是否有清走？有否未還原的項目？原有的電器、傢俬等是否齊全及運作正常？曾經有小業主在收樓時「冇為意」微波焗爐及洗衣機已被無良租客「偷龍轉鳳」，換上了平價品牌的「二手機」，最後要鬧上警局。
一年生約，是指享有退租權。租客及業主任何一方，可根據租約列明的通知期，告知對方不續租。通知期一般是提前一個月，或已代通知金代替。
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租客需要提前通知業主有意終止租約。通常需要根據租約中規定的提前通知期限來進行，例如一個月。通知可以通過書面形式（如電子郵件或傳統郵寄）來確保雙方有正式記錄。
－雙方同意的條款 (包括正式退租日期、交還單位形式及時間、退回按金安排等)
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那應該何時撰寫退租通知書呢？這個問題的答案就視乎合約上列明的通知期。
業主退租通知書中文 收到業主通書面知終止合約, 並要求一個月內搬出, 如果唔搬, 我會有什麼事?
如果租客曾經改建單位或改裝門窗，必須要還原至租樓前的模樣，否則業主可沒收按金，更隨時訴諸法庭。
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如果雙方同意提早終止租約，租戶和業主應該及時簽署一份退租協議，為免將來出現不必要的爭拗。以往曾有不負責任的租客或業主只透過一通電話或一封電郵通知對方，表示退租，既沒有詢問對方意見，也沒有商討何時交還鑰匙等後續。
對於租樓新手而言，生約退租可能是一個陌生的概念，何時退租又有什麼關係？整個退租過程需要經歷什麼步驟？千居將會在以下文章，說明退租流程和相關注意事項，解答關於退租的常見問題。
此外，業主可選擇親身送交或郵寄「退租書」予租客，但如果選擇郵寄，最好選用掛號或以速遞方式送出，以確保租客收妥「退租書」。